مدرسة جمال عبد الناصر

شارك معنا

تعليى


    تعلم فنون السكرتارية الادارية

    شاطر
    avatar
    خالد سعد
    Admin

    ذكر عدد الرسائل : 2368
    العمر : 50
    العمل/الترفيه : معلم اول أ
    نقاط تميز : 3000
    رقم العضويه : 1
    تاريخ التسجيل : 12/11/2008

    تعلم فنون السكرتارية الادارية

    مُساهمة من طرف خالد سعد في السبت أكتوبر 09, 2010 1:44 am


    تعلم فنون السكرتارية الادارية




    الدرس الأول : ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟

    مفهوم السكرتارية :

    هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .

    وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .

    وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)

    والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...


    تعريف السكرتير :

    هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل

    معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...

    وظيفة السكرتير :

    1- معالجة البريد الصادر والوارد ..

    2- استقبال الزوار..

    3- الرد على الهاتف ..

    4- أعمال الطباعة ..

    5- الحفظ والتصنيف ..

    6- تجميع المعلومات ...

    وغيرها ........

    الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :

    السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..

    حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..

    أضيف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل

    في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي

    بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..

    ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي

    أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....

    الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :

    1.الصفات الشخصية
    2.الصفات العلمية
    3.الصفات العملية

    سأفصل قليلاً :

    أولاً : الصفات الشخصية :

    o أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .

    o أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .

    o أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .

    o أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .

    o أن يكون قوي الثقة بالنفس .

    o أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .

    ثانياً : الصفات العلمية :

    o أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .

    o أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .

    o أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .

    o أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .


    ثالثاً : الصفات العملية :

    أن يكون ملماً بما يلي :

    o الطباعة

    o الإملاء

    o النسخ والتصوير

    o استعمال الهاتف

    o معالجة المعلومات

    o مهارة الاتصالات
    وغيرها .....



    _________________

      الوقت/التاريخ الآن هو الأحد أبريل 30, 2017 4:24 pm